Etat civil
Principales Références
L’instruction générale en matière d’état civil (IGREC)
décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l’état civil
Arrêté du 10 janvier 2020 modifiant l’arrêté du 1er juin 2006 fixant le modèle de livret de famille
Code civil : Titre II : Des actes de l’état civil (Articles 34 à 101-2)
Mémento du parquet – Tenue des registre
mail du tribunal d’Albi : civil.pr.tj-albi@justice.fr.
mail du tribunal de Castres : civil.pr.tj-castres@justice.fr.
Les Actes
Naissances
Les naissances ont lieu le plus souvent à la maternité ; mais il peut arriver qu’un accouchement soit fait au domicile, dans ce cas la naissance doit être enregistrée sur l’état civil de la commune du domicile. La déclaration de naissance doit être faite dans les 5 jours après l’accouchement.
Conseil pratique se reporter au mémento du parquet.
Dans le cas où la naissance n’a pas lieu dans la commune de résidence des parents, vous allez recevoir un avis de mention à faire apparaitre en fin d’année sur la table décennale. La mairie du lieu de naissance vous adressera également le livret de famille à remettre aux intéressés.
Reconnaissances
La filiation d’un enfant issu d’un couple non marié n’est pas automatique.
La reconnaissance peut se faire dans n’importe quelle mairie en présentant les documents suivants :
> Justificatif d’identité
> Justificatif de domicile de moins de 3 mois.
Changement de nom
Les administrés qui souhaitent changer de nom de famille, prendre Le nom de leur père, celui de leur mère, ou leurs 2 noms accolés dans l’ordre choisi et dans la limite d’un nom pour chacun des parents ; peuvent utiliser la procédure simplifiée et gratuite de changement de nom au service état civil de la mairie de leur domicile.
Changement de prénom
Les demandes de changement de prénom et les justificatifs sont à déposer à la mairie de votre lieu de résidence ou à la mairie de votre lieu de naissance.
Adoption
Il existe deux formes d’adoption :
> L’adoption plénière qui confère aux enfants adoptés une filiation qui se substitue à la filiation d’origine.
> L’adoption simple qui crée un lien de parenté légal entre l’adopté et les adoptants sans toutefois rompre les liens avec la famille d’origine.
Mariages
La constitution du dossier de mariage permet de vérifier :
> L’absence d’empêchements
> Les formalités préalables nécessaires (domicile, célibat, capacité matrimoniale, identité des époux et des témoins).
> Le contrôle de la réalité du consentement.
Les pièces du dossier mariage sont détaillées dans la circulaire tenue des registres mémento du parquet.
PACS
Le PACS n’est pas un acte d’état civil
Le Pacte Civil de Solidarité permet à deux personnes qui vivent ensemble sans être mariés d’organiser leur vie commune.
CONCUBINAGE
Une déclaration de concubinage peut parfois être nécessaire pour les couples concernés par ce mode de vie, notamment pour les impôts. Vous trouverez ci-dessous le lien vers la déclaration que les intéressés doivent remplir.
Décès
Les actes de décès sont dressés par le service état civil de la commune où a eu lieu le décès dans un délai de 24h au vu :
> Du certificat médical de décès.
> Des éléments fournis par le déclarant qui doivent être les plus précis possible.
Formalités postérieures à la rédaction de l’acte de décès :
> Compléter le livret de famille
> Etablir le permis d’inhumer
> Envoyer un exemplaire du certificat médical de décés a l’ARS (Agence Régionale de Santé) avec le bulletin modèle 7
> Renvoyer l’avis de décès l’INSEE modèle 7 bis
> Adresser la transcription de décès à la commune du domicile du défunt
> Envoyer un avis de mention à la commune où a été enregistré l’acte de naissance
> Délivrer des bulletins de dècès à la famille
Transcription
La transcription consiste à enregistrer auprès du service d’état civil de résidence, des actes
d’état civil (naissance, mariage et décès) dressés par les mairies du lieu de l’acte. Toutes les formalités concernant les transcriptions figurent dans l’IGREC.
Mentions marginales
Tous les actes d’état civil génèrent des évolutions sur les actes précédents et parfois même sur ceux de leur famille.
Il est donc nécessaire d’inscrire ces informations sous forme de mention marginale en marge des actes qui doivent être mis à jour. Attention à mettre aussi les actes scannés à jour et vérifier la bonne copie avant de délivrer un acte. Elle est positionnée sur le côté, dans la marge, de l’acte d’état civil et doit respecter les formules figurant dans l’IGREC et les circulaires précisant la procédure de l’acte en question.
Les bulletins INSEE
Les communes transmettent à l’INSEE en continu les informations relatives à l’état civil de leurs citoyens :
> Les bulletins de naissance de façon quotidienne ;
> Les bulletins de décès toutes les semaines ;
> Les bulletins de mariage et d’enfants avec mention en marge « sans vie » mensuellement.
Cas particuliers
Il se peut que la situation que vous devez gérer ne rentre dans aucun des cas évoqués ci-dessus.
De nombreux cas particuliers sont détaillés dans l’IGREC. Si vous avez besoin de précisions complémentaires contactez par mail le tribunal dont vous dépendez :
> Albi : civil.pr.tj-albi@justice.fr
> Castres: civil.pr.tj-castres@justice.fr
Les Registres
Présentation et Commandes
Les registres d’état civil sont composés de feuillets numérotées et revêtues d’un timbre spécial par l’imprimerie des timbres-postes.
Les registres sont tenus en double exemplaire.
Chaque registre de taille identique est composé
> d’une page de couverture
> d’un procès verbal d’ouverture établi en début d’année par l’officier de l’état-civil
> de feuillets mobiles numérotés (les numéros doivent obligatoirement se suivre) où les actes sont numérotés et dressés les uns à la suite des autres, sans ratures ni blanco !
> d’un procès verbal de clôture établi en fin d’année par l’officier de l’état-civil
> d’une table annuelle
> d’un dos de registre.
> Attention une erreur sur un acte doit être corrigé par mention marginale et non pas par correction sur l’acte.
Les mairies doivent commander directement ces fournitures composant les registres d’Etat civil auprès de PhilaMairie en suivant le lien ci-dessous après vous être muni de votre identifiant et mot de passe.
Tenue et communication
L’officier d’état civil assure l’établissement, la conservation, la mise à jour et la délivrance des actes de l’état civil.
Le mémento pratique établi conjointement par les parquets d’Albi et Castres et la circulaire relative aux procédures d’accès aux registres vous aideront pour la tenue de vos registres d’état civil.
Tables et transmission des registres
La tenue des tables annuelles et décennales est désormais réglementée par les articles 17 à 23 du Décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l’état civil.
Numérisation des registres anciens
Afin de préserver les anciens registres d’état civil et de limiter leur manipulation, leur numérisation est un moyen efficace.
Il s’agit d’une numérisation unique et réalisée par un service spécialisé. La copie est interdite, les registres papier peuvent se dégrader avec le temps. En numérisant ces documents, ils pourront être conservés plus longtemps, tout en ayant la garantie de ne pas perdre de données. Les actes numérisés sont intégrés dans le logiciel État Civil afin de pouvoir générer plus rapidement des copies d’actes ou extraits. Pour tout renseignement concernant la numérisation vous pouvez contacter l’association des maires du Tarn.
Les extraits d’actes
Délivrance
La production de ces documents est règlementée par les articles 27 à 38 Décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l’état civil ainsi que par l’arrêté du 10 janvier 2020 article 2
