Gestion RH

Modèles de documents

Le décret n°2023-845 du 30 août 2023 a pour objectif de mettre en œuvre l’obligation d’information des agents publics sur les conditions d’exercice de leurs fonctions. L’autorité territoriale doit ainsi transmettre à ses agents publics les informations et règles essentielles relatives à l’exercice de leurs fonctions, conformément à une directive européenne du 20 juin 2019 assurant la transparence des conditions de travail.

> Modèle de document de communication aux fonctionnaires

> Modèle de document de communication aux contractuels

D’autres sujets nécessitent des délibérations en fonction du choix fait par la collectivité pour l’organisation des ressources humaines (complémentaire maladie, télétravail, recrutement et rémunération de CDD ou vacataires, création du compte épargne temps etc…)

Cette liste n’est pas exhaustive, d’autres sujets peuvent faire l’objet de délibérations ; elles doivent toujours faire référence au code de la fonction publique territoriale et être transmises au contrôle de légalité.

Les modèles de délibérations (à adapter) vous sont proposés sur le site du CDG81

Arrêtés

La grande majorité des arrêtés ayant trait aux ressources humaines sont transmissibles au contrôle de légalité.
Ils doivent tous être notifiés aux intéressés. 
Les agents eux-mêmes ont tout intérêt à conserver leurs arrêtés tout au long de leur carrière.
Ils concernent essentiellement les points suivants :

> Nominations, recrutements.
> Avancements de grade, d’échelon, promotion interne.
> Attribution du régime indemnitaire IFSE et CIA.
> Congé parental, congé de maladie, accident de service.

Comme pour les délibérations, cette liste n’est pas exhaustive ; ils doivent toujours faire référence au code de la fonction publique territoriale et respecter les lignes directrices de gestion (LDG) prises par la collectivité. Pour la transmission au contrôle de légalité (se référer à la liste des documents transmissibles).

Attention : certains arrêtés ne peuvent pas être pris sans délibération préalable. Ils doivent tous être notifiés aux intéressés. Il est fortement conseillé aux agents de conserver leurs arrêtés tout au long de leur carrière.

Les modèles d’arrêtés vous sont proposés sur le site du CDG81

Recrutement

Le recrutement d’un agent titulaire ou contractuel implique le respect de de différentes démarches de la part de la collectivité indissociables et pour la plupart obligatoires.

Déclaration

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une procédure obligatoire. Vous devez l’effectuer dans les 8 jours qui précèdent toute embauche de salarié. Vous bénéficiez ainsi d’un moyen de preuve de la date réelle de l’embauche auprès des services de contrôle.

Dossier agent

La collectivité employeur doit constituer un dossier pour chaque agent  (titulaires et contractuels)

Le dossier individuel d’un agent public réunit tous les documents relatifs à sa situation administrative et à l’évolution de sa carrière.

Le guide pratique ci-dessous peut vous aider à constituer le dossier agent et précise la durée de conservation des documents.